Module PROJECT
Module voor projectbeheer binnen WAVEDESK
Het projectbeheer binnen het WAVEDESK platform vormt de kern van het platform en is sterk geïntegreerd met alle andere beschikbare modules.
Op deze pagina bespreken we de standaard functionaliteiten die beschikbaar zijn in de projectfiche, de functionaliteiten zijn echter veel uitgebreider, wij raden dan ook aan om de online handleiding te raadplegen of een vrijblijvende rondleiding in te boeken van het platform om alle functionaliteiten te ontdekken.
Als u actief bent in de sector van ramen & deuren of zonnepanelen, dan kan u op bijkomende functionaliteiten rekenen door de module FRAMES en de module SOLAR die de standaardfunctionaliteiten verder uitbreiden.
Algemene informatie
De projectfiche bevat een aantal verschillende onderdelen.
Bovenaan zijn de globale parameters terug te vinden van uw project en in functie van het projecttype een aantal specifieke velden.
Zo geven we voor het projecttype FRAMES de kleuren en de reeksen weer alsook de glastypes.
Daaronder kan u de verschillende adressen terugvinden alsook de opmerkingsvelden die relevant zijn voor uw projecttype.
De projectfiche binnen het platform zal zich aanpassen in functie van uw activiteiten. Zo voorzien we bijkomende parameters voor bedrijven actief in ramen & deuren, zonnepanelen, …
Hierboven geven we een voorbeeld weer van een projectfiche voor ramen & deuren.
Planning
WAVEDESK werkt met planning templates die u zelf kan beheren.
Dit geeft u de mogelijkheid om templates op te maken voor verschillende types van projecten zoals doorverkoop, plaatsing, …
Iedere template bevat een aantal stadiums die het project moet doorlopen en waarvoor een tijdsinschatting kan voorzien worden.
Het platform zal automatisch aan de hand van de effectieve duurtijd van ieder stadium de gepresteerde tijd bijwerken zodat u een perfecte afweging kan zien tussen de ingeschatte en de effectieve duurtijd.
Per stadium heeft u de mogelijkheid om dit in te plannen voor 1 of meerdere medewerkers, ploegen of leveranciers / onderaannemers.
Bij het vastzetten van de startdatum van een stadium zal het platform hier rekening mee houden bij de automatische planningsberekening als u deze wenst te gebruiken.
Op het niveau van het project heeft u uiteraard de mogelijkheid om af te wijken van de voorgestelde planning template en heeft u de mogelijkheid om de volgorde van de stadiums aan te passen, stadiums toe te voegen of stadiums te verwijderen.
De detaillijnen van de planning hebben een 1-op-1 relatie met de planningsblokken in de verschillende visuele planningen.
Vanuit de detaillijnen van de planning heeft u de mogelijkheid om de werkbonnen af te drukken voor de plaatsers of dienst na verkoop.
Dit kan ook volledig digitaal worden opgevolgd via de mobiele toepassing.
Facturatie
In het luik facturatie binnen uw projecten kan u alle details raadplegen rond de contractprijs, het al gefactureerde deel, …
U heeft de mogelijkheid om een onbeperkt aantal facturen aan te maken van het type voorschotfactuur, vervolgfactuur en saldofactuur.
Bijkomend kan u meerprijzen registreren op het project. Het platform zal automatisch voorstellen om deze mee te nemen bij de aanmaak van een vervolgfactuur of zal deze opnemen in de saldofactuur als deze nog niet werden gefactureerd.
Op dit niveau ziet u enkel de facturatie die relevant is voor het actieve project.
Globale functionaliteiten rond facturatie, betalingen, … zijn uiteraard ook beschikbaar binnen de FINANCIAL module.
Documenten & bestellingen
Integreer alle relevante documenten binnen uw project. Op deze manier hebben uw medewerkers een centraal punt om alle briefwisseling, … terug te vinden zonder gebruik te moeten maken van shared folders, …
Registreer de verschillende bestellingen die nodig zijn voor het project en volg de status van bevestiging en levering op.
Voor bepaalde leveranciers is het mogelijk om het platform automatisch de bevestiging te laten uitlezen alsook het automatisch bijwerken van de leveringsdatum.
Bestandsbeheer
Centraliseer al uw bestanden binnen uw project.
U heeft de mogelijkheid om een mappenstructuur aan te maken waar u een onbeperkt aantal bestanden kunt koppelen zodat deze centraal beschikbaar zijn voor alle medewerkers.
Het platform heeft ingebouwde viewers om de meeste types van bestanden rechtstreeks online te kunnen raadplegen waaronder Pdf, Word, Excel, Rtf, …
Bijkomend heeft u de mogelijkheid om aan te geven op ieder bestand individueel of dit zichtbaar mag zijn in uw privaat portaal voor uw klanten en onderaannemers.
De mobiele toepassing heeft ook een volledige integratie met het bestandsbeheer waardoor het mogelijk is om alle bestanden mobiel te raadplegen en foto’s te uploaden naar het project.
Dienst na verkoop
Voor reparaties en interventies die nodig zijn gedurende de looptijd van het project kan u gebruik maken van het luik afwerkingen binnen het project.
Wanneer het gaat om grotere interventies kan u gebruik maken van het luik DNV binnen het project.
Dit laat toe om 1 of meerdere sub projecten aan te maken van het type dienst na verkoop waardoor u over een volledige projectfiche beschikt met alle functionaliteiten enkel en alleen voor de specifieke dienst na verkoop.
Afwerkingen
Het luik afwerkingen binnen de projectfiche geeft u een overzicht van de eventuele afwerkingen die nog moeten uitgevoerd worden.
Hieraan kunnen eventueel bestellingen worden gekoppeld die nodig zijn om de afwerkingen uit te voeren waarvan u de status kunt opvolgen.
Voor de afwerkingen voorzien we een afzonderlijke planning, de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en de mogelijkheid om foto’s en afbeeldingen te koppelen.
Deze zijn enerzijds gekoppeld aan het luik afwerkingen in de mobiele toepassing en anderzijds is de planning zichtbaar in de planningsmodules van de backoffice toepassing.
Communicatie & mail
Het onderdeel communicatie en mail binnen de projectfiche laat u toe om alle communicatie rond het project te centraliseren.
Hier krijgt u een overzicht te zien van al het inkomende en uitgaande mailverkeer dat betrekking heeft op het project.
U heeft de mogelijkheid om de inhoud van de mails te raadplegen en eventuele bijlagen die aanwezig zijn in de mails te openen.
Het onderdeel communicatie laat u toe om eventuele telefoongesprekken of andere acties te loggen voor uw collega’s ter referentie.
Contact & facturatieparameters
Facturatieparameters
Binnen een project bieden we de ondersteuning aan voor gesplitste facturatie.
Op deze manier is het mogelijk om een bepaald project te facturen naar verschillende partijen toe waarbij het platform alle details zal behandelen. Zo zal bij het maken van een voorschotfactuur er verschillende voorschotfacturen worden opgemaakt in functie van de gegevens in de facturatieparameters.
Hierbij bieden we ondersteuning voor verschillende verdeelsleutels tussen de verschillende partijen (percentage, vast bedrag, …).
Bijkomend kan worden opgegeven of de betreffende partij al dan niet de facturatie elektronisch wenst te ontvangen.
Contacten
Registreer bijkomende contacten op het project.
Deze contacten kan u selecteren uit de lijst van de contacten binnen het platform.
Per contact kan u het type opgeven.
Dit zal maken dat het contact alle communicatie rond dit type automatisch zal ontvangen en laat gerichte communicatie naar verschillende contacten binnen uw project toe.
Zo voorzien we communicatie rond:
- EPB
- Planning
- Verwelkomingen
- Facturatie
- …
Sub projecten
Voor projecten die verschillende fases omvatten bieden we de mogelijkheid aan om te werken met sub-projecten.
Deze functionaliteit laat u toe om een hoofdproject aan te maken van waaruit u de verschillende sub-projecten kunt gaan beheren op het niveau van o.a. de facturatie.
Per sub-project heeft u de mogelijkheid om een volledige projectfiche te gaan bijhouden met een individuele planning wat maakt dat de doorlooptijd van de verschillende individuele fases beperkt is in tijd en overzichtelijk blijft.